Guide de l’entrée en EHPAD : démarches, dossier et délais expliqués aux familles

Une sortie d’hôpital prévue dans trois jours, un aidant épuisé, un logement qui n’est pas adapté à la perte d’autonomie. Et soudain, la question tombe : est-ce le moment d’envisager un placement en EHPAD ? Pour de nombreuses familles, c’est le début d’un véritable parcours du combattant : quels établissements contacter ? Quels documents fournir ? Combien de temps l’admission prend-elle ? Ce guide est conçu pour vous aider à y voir plus clair, pas à pas, avec des réponses concrètes aux questions que se posent toutes les familles avant une entrée en maison de retraite médicalisée.

Avant de déposer un dossier : vérifier que l’EHPAD est la bonne solution pour le senior

Avant de commencer les démarches, il est essentiel de s’assurer que l’EHPAD répond réellement aux besoins de votre proche et que toutes les alternatives ont été évaluées.

Détecter les signaux d’alerte : il est temps d’entrer en établissement médicalisé

Certaines évolutions du quotidien doivent alerter les familles : 

• les nuits deviennent chaotiques avec de fréquents réveils ; 
• les chutes se multiplient ; 
• la prise des médicaments est aléatoire ; 
• le senior a des difficultés à maintenir une hygiène correcte ; 
• il fait face à des oublis récurrents, mettant en danger sa sécurité ; 
• l’aidant est épuisé au point de ne plus pouvoir compenser. 

Ces situations indiquent qu’un environnement sécurisé, encadré médicalement, pourrait mieux répondre aux besoins.

Passer en revue les alternatives possibles à l’EHPAD  

Avant de prendre une décision définitive, il peut être utile d’explorer des solutions intermédiaires.

Accueil de jour

L’accueil de jour permet à la personne âgée de passer une ou plusieurs journées par semaine dans une structure encadrée, sans quitter son domicile durablement. C’est une solution idéale pour stimuler les capacités, sécuriser les journées et soulager l’aidant sans changer totalement de cadre de vie.

Hébergement temporaire

L’hébergement temporaire offre une place en EHPAD pour une durée limitée, de quelques jours à quelques mois. Il permet de tester la vie en établissement, d’attendre une admission définitive ou de gérer une période de fragilité sans s’engager à long terme.

SSIAD^[2] (Soins infirmiers à domicile)

Les SSIAD^[2] apportent au domicile des soins infirmiers et une aide aux actes essentiels de la vie, avec un passage quotidien ou plusieurs fois par jour. Ils sécurisent la situation lorsque les besoins augmentent mais que l’autonomie reste suffisante pour vivre chez soi.

Hospitalisation à domicile (HAD)

L’HAD assure à domicile des soins normalement réalisés à l’hôpital, avec une équipe pluridisciplinaire et un suivi intensif. Elle stabilise des situations médicales lourdes tout en évitant une hospitalisation classique ou une entrée trop rapide en EHPAD.

Évaluer l’autonomie et le type de structure adaptée

L’évaluation du GIR^[3], réalisée avec le médecin ou l’équipe médico-sociale, est une étape essentielle, car elle détermine le niveau de dépendance et oriente vers le bon établissement.

Une personne très dépendante ou confrontée à des troubles cognitifs sévères tels qu’Alzheimer pourra nécessiter un placement en une unité protégée, tandis que d’autres profils relèvent plutôt d’un hébergement classique. Lorsque les besoins dépassent la capacité d’un EHPAD, l’USLD^[4] peut être envisagée. 

Beaucoup de familles ont peur de placer leur proche en établissement médicalisé et s’interrogent sur l’espérance de vie en EHPAD. Les études montrent qu’elle varie fortement selon l’âge d’entrée et l’état de santé initial, mais ces chiffres rappellent surtout l’importance d’un accompagnement médical adapté et d’une entrée au bon moment.

 Mini-checklist « EHPAD ou pas encore ? »

• Sécurité compromise 
• Besoins médicaux lourds 
• Nuits impossibles à gérer 
• Hygiène mal assurée
• Prise de médicament aléatoire
• Épuisement de l’aidant 

Les démarches pas à pas : les 6 étapes indispensables du premier contact à l’admission en EHPAD

Afin d’éviter les retards, les dossiers incomplets et les démarches qui s’enlisent, il est important de maîtriser toutes les étapes du parcours d’admission en EHPAD.

1 - Repérage et présélection

La première étape consiste à établir une courte liste d’établissements susceptibles de convenir.

Il s’agit de vérifier la distance, les soins proposés, les conditions d’accueil et les tarifs, tout en gardant à l’esprit que les disponibilités varient fortement selon les zones. 

En général, il est prudent d’identifier au moins cinq à huit établissements afin d’augmenter les chances d’obtenir une réponse rapide. Les annuaires publics tels que celui d’Annuaire Retraite et la plateforme ViaTrajectoire sont les outils les plus fiables pour structurer cette recherche initiale.

2 - Prise de contact et visites

Une fois la présélection faite, il est essentiel de visiter les établissements pour observer l’ambiance, poser des questions précises à la Direction et recueillir la liste des documents nécessaires au montage dossier d’admission. 

La visite révèle souvent des éléments que la brochure ou le site internet ne montre pas tels que la manière dont le personnel interagit avec les résidents, l’organisation des repas, le niveau de stimulation des résidents ou encore le type d’animations proposées.

C’est aussi le moment de demander un premier avis sur les délais d’admission. Plus vos questions sont concrètes, plus vous pourrez comparer objectivement les établissements.

3 - Constitution du dossier administratif et médical

Le dossier est composé de plusieurs volets, et il doit être préparé avec soin pour éviter les allers-retours. 

La partie administrative centralise les pièces d’identité, les justificatifs de revenus et les documents relatifs à la protection juridique. 

Le volet médical, déterminant pour l’admission, doit être rempli par un médecin et présenter clairement les besoins, les traitements et l’évolution récente de l’état de santé. Plus le dossier est complet, plus l’évaluation par l’établissement sera rapide.

4 - Dépôt du dossier en direct ou ViaTrajectoire

Lorsque tout est prêt, le dossier peut être envoyé directement à l’établissement ou transmis par l’intermédiaire de la plateforme ViaTrajectoire, qui permet un dépôt simultané dans plusieurs EHPAD. 

Cette étape déclenche la mise en file d’attente et l’analyse du profil. Pour les familles, l’essentiel est de suivre régulièrement l’évolution du dossier, car des pièces complémentaires peuvent être demandées. 

En cas d’urgence, il est recommandé de contacter l’établissement parallèlement au dépôt numérique.

5 - Commission d’admission et avis du médecin coordonnateur^[5]

Chaque établissement examine les dossiers reçus en commission interne. Le médecin coordonnateur^[5] vérifie si les besoins médicaux de la personne correspondent bien à ce que l’équipe peut prendre en charge. 

Il s’agit d’un arbitrage entre les besoins du résident, la disponibilité des chambres et l’équilibre global de l’unité. La décision peut être rapide en cas de correspondance parfaite ou plus longue lorsque la situation nécessite une observation particulière.

6 - Acceptation, contrat de séjour^[6] et organisation de l’entrée

Une fois l’admission confirmée, l’établissement propose une date d’entrée et présente le contrat de séjour^[6]. 

Ce document décrit les prestations, les tarifs et les engagements réciproques. La famille prépare alors les aspects matériels : dépôt de garantie, état des lieux, création du dossier médical interne. Ce moment marque la transition vers un nouveau cadre de vie, et il est utile d’échanger avec l’équipe pour anticiper les besoins spécifiques du résident.

En parallèle, n’oubliez pas que l’entrée en EHPAD implique également de mettre fin au contrat de l’aide à domicile^[7]. Cette démarche obéit à des règles spécifiques (préavis, indemnités, lettre recommandée) qu’il est préférable d’anticiper dès que la date d’admission est confirmée. 

Le dossier EHPAD : pièces indispensables et modèles

Le dossier d’admission en EHPAD doit être complet et précis pour éviter les retards et faciliter l’étude par les établissements.

Le dossier administratif

Le dossier administratif vise à sécuriser l’identité, la situation familiale et les ressources de la personne. 

Il comprend : 

• une pièce d’identité : un extrait d’acte de naissance ou la photocopie de toutes les pièces du livret de famille ; 
• la carte vitale et son attestation ; 
• la carte mutuelle ; 
• l’attestation responsabilité civile ; 
• le dernier avis d’imposition et/ou les justificatifs des ressources ;
• la copie du jugement de mise sous tutelle^[8], gérance de tutelle^[8] ou curatelle^[9] ou habilitation familiale, en cas de mise sous mesure de protection juridique du senior.

Le dossier médical

Le volet médical est central, car il permet d'évaluer la compatibilité entre les besoins de la personne et les capacités de l’EHPAD. 

Le certificat médical doit être récent et suffisamment précis pour éclairer les équipes : évolution des pathologies, traitements en cours, risques, niveau d’autonomie, comportements éventuels. 

Les ordonnances et comptes rendus récents aident à anticiper les soins et à préparer la prise en charge dès l’entrée. Un dossier médical trop vague rallonge les délais d’admission, voire entraîne un refus.

Le volet social et financier

Ce volet sert à comprendre le contexte de vie, la situation familiale, les ressources financières et le niveau d’accompagnement nécessaire. Il permet également d’anticiper l’éligibilité à l’APA (Allocation personnalisée d’autonomie), aux aides sociales ou à un éventuel soutien des caisses de retraite.

Il est souvent utile d’y joindre une estimation du reste à charge, afin de faciliter les discussions avec l’établissement. En cas de difficultés budgétaires, mieux vaut l’indiquer dès le départ pour déclencher les démarches adaptées.

La lettre de motivation

La lettre de motivation est un élément clé du dossier d’admission en EHPAD : elle sert à présenter la personne, son état de santé, son niveau de dépendance, mais aussi sa situation familiale et ses attentes vis-à-vis de l’établissement. 

Lorsqu’elle mentionne de façon claire les besoins spécifiques (soins, dépendance, accompagnement…), l’établissement peut rapidement déterminer si le profil correspond à ses capacités d’accueil. 

Une lettre bien présentée et personnalisée donne une image sérieuse et humanise la demande. Cela peut accélérer la prise en charge lorsque l’établissement doit arbitrer un volume important de candidatures. 

ViaTrajectoire : utiliser la plateforme sans se tromper

ViaTrajectoire simplifie grandement les démarches, mais encore faut-il l’utiliser correctement pour multiplier les chances d’obtenir une réponse rapide.

Création et remplissage du dossier

Plus les renseignements sont précis, plus le traitement est rapide du côté des établissements. Les pièces jointes doivent être bien lisibles, idéalement en PDF, et les coordonnées du médecin traitant renseignées correctement. Cette étape demande un peu de temps, mais facilite grandement la suite du parcours.

Multidépôts et élargissement du rayon

L’atout principal de ViaTrajectoire est la possibilité de transmettre un même dossier à plusieurs établissements d’un clic^[10]. En pratique, élargir le rayon de recherche ou inclure des unités spécifiques augmentent les chances d’obtenir une réponse rapide. Dans certaines régions tendues, seuls les multidépôts permettent d’éviter des délais de plusieurs mois.

Conseils pratiques pour optimiser les chances

Une description médicale claire, l’ajout d’un certificat récent et l’indication du GIR^[3] sont des éléments qui influencent positivement la décision. 

Sur la plateforme, de nombreux établissements reçoivent des dossiers très incomplets, ce qui les conduit à trier rapidement. 

Relancer quelques jours après le dépôt peut également rappeler l’urgence ou l’évolution de la situation. Un suivi régulier est essentiel pour ne pas laisser le dossier stagner.

Délais d’admission : réalités et leviers pour accélérer

Les délais varient fortement d’un territoire à l’autre. Comprendre ces écarts permet d’adapter sa stratégie et d’agir efficacement pour réduire l’attente.

Délais classiques

Les délais dépendent fortement du territoire. Dans les zones rurales, une place peut se libérer en quelques semaines, tandis que dans les grandes agglomérations, l’attente s’étend souvent sur plusieurs mois. 

Les profils nécessitant une unité protégée peuvent parfois être admis plus vite. Ces délais sont indicatifs, mais ils montrent l’importance d’anticiper et de multiplier les demandes dès que possible.

À lire aussi : Quels sont les droits des locataires seniors qui résilient leur bail pour entrer en EHPAD ?

Situation d’urgence : sortie d’hôpital et solutions rapides

Lors d’une sortie d’hôpital, le temps est compté. L’assistante sociale joue alors un rôle clé pour accélérer les dépôts et orienter vers des structures disposant d’hébergements temporaires. 

Dans les cas où le retour au domicile est impossible ou dangereux, certains établissements peuvent proposer une admission rapide en chambre disponible. Le critère principal devient la sécurité de la personne plutôt qu’une recherche d'établissement idéal.

Solutions transitoires

Lorsque l’admission immédiate n’est pas possible, l’hébergement temporaire constitue une bonne alternative. Il permet au résident d’être en sécurité tout en laissant le temps aux établissements d’organiser une admission définitive. 

L’accueil de jour peut également stabiliser certaines situations, notamment pour les personnes atteintes de troubles cognitifs qui ont besoin d’un cadre structurant. Ces formules évitent les ruptures brutales et donnent du temps pour finaliser les démarches.

Relancer efficacement

Une relance polie et structurée peut débloquer une situation. Il suffit souvent d’informer l’établissement de l’évolution de l’état de santé ou d’un avis médical récent pour que le dossier soit réexaminé. 

Il est utile de rappeler des éléments factuels et de proposer d’envoyer des pièces complémentaires. Cette démarche montre votre implication et la gravité de la situation, sans nuire à la relation avec l’établissement.

Délais d’admission moyens par type de demande

Budget et aides à initier en parallèle

Les frais en EHPAD peuvent être élevés ; anticiper les aides financières et les démarches associées permet de sécuriser le budget dès le début.

Comprendre la structure du tarif en EHPAD

Comprendre la structure du tarif en EHPAD est indispensable pour anticiper le budget réel et éviter les mauvaises surprises au moment de signer le contrat. Chaque composante influence directement le reste à charge.

Le tarif hébergement : la partie principale du coût

Le tarif hébergement regroupe la chambre, les repas, l’entretien, le linge et l’ensemble des services hôteliers. 

C’est la partie du coût la plus élevée, entre 70 et 85 % du coût total. Elle reste entièrement à la charge du résident. 

Les tarifs varient fortement selon les régions, la qualité des prestations et le type de chambre. Il est généralement compris entre 1 800 € et 3 000 €, mais peut dépasser les 5 000 € dans certains établissements haut de gamme. Comprendre ce poste permet d’évaluer le reste à charge réel dès la signature du contrat.

Le tarif dépendance : un montant ajusté selon le GIR^[3]

Le tarif dépendance correspond à l’aide nécessaire pour accomplir les gestes du quotidien : toilette, habillage, déplacements, repas, etc. 

Il est fixé selon trois niveaux.

L’APA en établissement vient réduire ce tarif pour les personnes en GIR^[3] 1 à 4, ce qui allège une partie du coût mensuel. C’est donc un poste à analyser en parallèle du dossier APA.

Le forfait soins : pris en charge par l’Assurance maladie

Le forfait soins couvre les interventions médicales et paramédicales : médecins, infirmiers, kinésithérapeutes, médicaments et pansements. Cette partie est financée directement par l’Assurance maladie et n’apparaît pas dans la facture du résident. Elle ne génère donc généralement aucun reste à charge.

L’APA en établissement

L’APA réduit le tarif dépendance en fonction du niveau d’autonomie. Elle s’adresse aux résidents de plus de 60 ans, sans condition de ressources. 

Le dossier doit être déposé auprès du département et nécessite un entretien d’évaluation. Le délai de traitement est généralement d’un à deux mois, mais certaines situations urgentes peuvent être priorisées. 

Une fois accordée, l’APA est versée directement à l’établissement, ce qui simplifie la gestion du budget familial. Plus tôt elle est demandée, plus tôt la famille dispose d’une vision claire du reste à charge.

ASH : aide sociale pour les revenus modestes

Lorsque les ressources sont insuffisantes pour couvrir les frais, l’ASH (Aide sociale à l’hébergement) peut prendre en charge une partie du coût d’hébergement. 

Cette aide est attribuée après une étude approfondie des revenus et du patrimoine, et uniquement dans les établissements habilités. 

Elle permet à des familles en difficulté d’accéder à un accueil sécurisé. Annoncer cette démarche dès le début évite les malentendus lors de la signature du contrat. Mais attention, cette aide peut faire l’objet d’une récupération sur la succession des héritiers au moment du décès du bénéficiaire.

Autres leviers financiers

Au-delà des aides publiques, les caisses de retraite et certaines mutuelles proposent des soutiens financiers ponctuels. 

Par ailleurs, les frais engagés en EHPAD ouvrent droit à une réduction d’impôt^[11] de 25 % dans la limite de 2 500 € par an, ce qui peut alléger le budget annuel. 

Problèmes fréquents : refus, silence, changement d’avis

Lorsque les démarches se compliquent, il existe des solutions : cette section détaille les réponses possibles aux refus, aux absences de réponse et aux imprévus.

Comprendre un refus d’admission

Un refus n’est pas toujours lié au manque de place. Il peut signaler que les besoins médicaux dépassent ce que l’établissement peut proposer, ou à l’inverse, que la personne est trop autonome pour l’unité disponible. Dans d’autres cas, un comportement difficile ou un risque important peut justifier une réorientation. 

L’essentiel est de demander des explications claires et d’ajuster le dossier avant de redéposer ailleurs.

Absence de réponse

Lorsque la réponse se fait trop attendre, il est souvent dû à un afflux de demandes ou à un dossier incomplet. Relancer de manière courtoise permet de vérifier la bonne réception des documents et d’identifier les éléments manquants. 

En outre, si la situation médicale évolue, envoyer un nouveau certificat peut replacer le dossier dans la bonne file.

Entrée repoussée ou annulation

Il arrive qu’une admission validée doive être reportée, soit à la demande de l’établissement, soit de la famille. 

Dans ce cas, il est important de relire le contrat de séjour^[6] pour vérifier les conditions de modification. Si rien n’a été signé, les démarches sont souples. Lorsque le contrat est déjà en place, un échange transparent avec la direction permet de trouver la solution la plus équitable pour chacun.

Droits et recours

Si la famille estime avoir été traitée de manière inéquitable ou en cas de dysfonctionnement grave, plusieurs voies existent. 

La médiation interne constitue la première étape, mais le Défenseur des droits ou l’ARS peuvent intervenir dans les situations problématiques. Ces recours sont rares, mais ils garantissent un cadre protecteur pour les résidents comme pour les familles.

Le jour J : réussir l’entrée dans l’établissement

L’entrée en EHPAD est un moment sensible ; une bonne préparation du résident et de la famille permet d’aborder cette transition dans les meilleures conditions.

Préparer la logistique

La veille de l’entrée, il est utile de préparer les documents originaux, le dossier médical, les ordonnances et quelques effets personnels soigneusement marqués.

Les équipes apprécieront une trousse de toilette complète et des vêtements adaptés aux activités quotidiennes. Ce soin dans la préparation facilite le travail des soignants dès le premier jour.

Construire le projet personnalisé

L’entrée est aussi le moment de transmettre à l’équipe les habitudes et préférences du nouveau résident en termes d’horaires, de goûts alimentaires ou encore d’activités préférées. Ces informations permettent de construire un projet personnalisé cohérent dès les premières semaines. 

Les échanges de la première semaine

Durant les premiers jours, plusieurs entretiens peuvent avoir lieu pour ajuster les soins, valider les prescriptions ou évaluer les besoins réels. 

C’est aussi une période où les familles peuvent poser leurs questions et exprimer leurs inquiétudes. Les équipes apprécient un dialogue ouvert : cela crée une relation de confiance durable et sécurisante pour tous.

Mini-checklist « Jour J »

• Matériel de santé : lunettes, prothèses auditives, carnet de vaccination, etc
• Objets rassurants : photos, livres, objets familiers
• Effets personnels : vêtements marqués au nom du résident, chaussons antidérapants, trousse de toilette complète
• Coordonnées utiles : téléphone des proches, médecin traitant, personne de confiance
• Documents originaux : carte d’identité, dossier médical, ordonnances, carte vitale

Entrer en EHPAD est un parcours chargé d’émotion, mais il devient plus serein lorsqu'il est suivi étape par étape. Avec un dossier clair et une stratégie structurée, les délais se raccourcissent et les décisions deviennent plus simples.

FAQ 

Quelles sont les étapes pour entrer en EHPAD ?

Il faut repérer les établissements, les visiter, constituer le dossier administratif et médical, puis le déposer dans plusieurs EHPAD de préférence. L’admission est ensuite examinée en commission avant qu’une date d’entrée ne soit proposée.

Quels documents sont obligatoires dans le dossier ?

L’EHPAD demande un justificatif d’identité, les documents financiers, l’assurance responsabilité civile et un certificat médical récent. Une évaluation de l’autonomie facilite aussi l’instruction du dossier.

Combien de temps prend une admission (standard/urgence) ?

En admission classique, l’attente varie généralement de quelques semaines à plusieurs mois selon les régions. En situation d’urgence, notamment après une hospitalisation, l’entrée peut se faire en 24 à 72 heures.

Comment fonctionne ViaTrajectoire pour l’EHPAD ?

La plateforme permet de créer un dossier unique et de l’envoyer simultanément à plusieurs établissements. Elle offre aussi un suivi en temps réel des réponses et des statuts du dossier.

Que faire si l’établissement ne répond pas ou refuse ?

Une relance polie permet souvent d’obtenir une mise à jour ou de compléter le dossier. En cas de refus, il faut comprendre le motif et redéposer dans d’autres EHPAD plus adaptés au profil.

Peut-on demander une entrée temporaire en attendant ?

Oui, l’hébergement temporaire permet d’assurer la sécurité de la personne en attendant une place définitive. C’est une solution souvent utilisée lors des retours d’hospitalisation ou en période de crise familiale.

Quelles aides financières doivent être déposées en parallèle ?

L’APA doit être demandée dès le début, car elle réduit le tarif dépendance. L’ASH peut être sollicitée si les ressources sont insuffisantes, mais uniquement dans les établissements habilités. Il est aussi possible de solliciter une aide à l’allocation logement comme l’APL.

Qui décide de l’admission ?

La décision est prise conjointement par la direction et le médecin coordonnateur^[5], après analyse du dossier médical et des capacités d’accueil de l’établissement. Leur objectif est d’assurer une prise en charge adaptée et sécurisée.

Peut-on changer d’EHPAD après l’entrée ?

Oui, il est possible de demander un transfert vers un autre établissement en redéposant un dossier. Le contrat de séjour^[6] actuel doit toutefois être résilié dans les conditions prévues.