Vous avez trouvé un EHPAD[1] qui vous convient, mais ne savez pas par où commencer pour déposer une demande ? Vous vous demandez pourquoi certains dossiers mettent des semaines à être traités ? Le dossier d’admission en EHPAD[1] peut sembler simple, mais quelques oublis suffisent à ralentir tout le processus. On vous aide à éviter les erreurs les plus fréquentes et à constituer un dossier solide, sans perdre de temps inutilement.
1. Oublier certaines pièces justificatives du dossier d’admission en EHPAD[1]
Un dossier incomplet est souvent mis de côté ou en attente par l’établissement.
Documents indispensables à réunir
Le dossier d’admission en EHPAD[1] est un document commun à tous les établissements publics et privés. Vous pouvez le télécharger en ligne ou le demander directement à un établissement.
Il comprend deux volets : un administratif et un médical. Côté administratif, les pièces suivantes sont souvent demandées :
- pièce d’identité de la personne concernée ;
- attestation de sécurité sociale ;
- justificatif de domicile ;
- avis d’imposition ou de non-imposition ;
- attestation de mutuelle ;
- copie du jugement de tutelle[3] ou curatelle[4], le cas échéant.
Un oubli ou un document mal rangé peut suffire à bloquer le dossier.
LIRE AUSSI : Quels sont les documents à préparer pour une admission rapide en EHPAD ? [1]
Qui peut vous aider à remplir le volet administratif ?
L’assistante sociale peut vous accompagner dans la constitution du dossier d’admission en EHPAD[1]. Elle connaît bien les démarches à suivre, les pièces à fournir et peut vous aider à vérifier que le dossier est complet. Elle est souvent présente à l’hôpital, en mairie ou dans les services sociaux de secteur.
Les conseillers Annuaire Retraite sont également là pour vous simplifier la tâche. Ils vous accompagne gratuitement dans toutes les étapes du dossier. Ils peuvent :
- vous aider à comprendre les documents à remplir ;
- vérifier que vous avez bien réuni toutes les pièces justificatives ;
- vous guider si vous avez un doute sur une information à fournir ;
- répondre à vos questions, par téléphone ou en ligne, sans jargon administratif.
Et si vous vous apercevez d’un oubli après l’envoi ? Pas de panique ! Il est souvent possible de renvoyer un document complémentaire ou de corriger une information.
2. Négliger le volet médical du dossier d’admission en maison de retraite
Un dossier sans volet médical à jour ne pourra pas être étudié sérieusement.
Qui doit remplir le volet médical ?
Ce volet est exclusivement réservé au médecin. Il doit être rempli par le médecin traitant ou hospitalier de la personne âgée.
Il permet à l’EHPAD[1] d’évaluer l’état de santé, les besoins et le niveau de dépendance (via le GIR[6][5]).
Sans ce volet, ou si celui-ci est mal rempli, le dossier sera mis en attente.
Veiller à la date du certificat médical
Le certificat médical doit dater de moins de 3 mois au moment du dépôt du dossier. Passé ce délai, le certificat est considéré comme obsolète et peut bloquer l’étude du dossier.
Il est donc préférable de ne le faire remplir qu’une fois le reste du dossier prêt, ou juste avant l’envoi aux établissements. Cela évite d’avoir à recommencer la démarche si le dossier reste en attente trop longtemps.
3. Ne pas anticiper la constitution du dossier d’admission en EHPAD[1]
Attendre une situation d’urgence pour chercher une place peut compliquer les choses.
Demande d’entrée en EHPAD[1] : Pourquoi il vaut mieux éviter d’attendre une situation d’urgence ?
Dans de nombreuses situations, le besoin d’une entrée en EHPAD[1] devient soudainement urgent : une hospitalisation imprévue, une chute, ou tout simplement l’épuisement de l’aidant familial. Ce sont des moments où l’on a peu de recul, peu de temps… et souvent peu d’options.
Dans ce contexte, il devient très difficile de prendre le temps de comparer les établissements, de visiter les lieux, ou de réfléchir calmement à ce qui conviendrait le mieux à la personne concernée. On se retrouve à chercher une solution « au plus vite », souvent en acceptant la première place disponible, même si elle n’est pas idéale.
À quel moment commencer les démarches de demande d’admission en EHPAD[1] ?
Mieux vaut préparer le dossier à l’avance, même si la décision n’est pas encore prise. Cela vous laisse le temps de réfléchir, de visiter les établissements, et de réunir tous les documents nécessaires.
Un dossier déjà prêt permet aussi de réagir rapidement si une place se libère dans l’EHPAD[1] souhaité.
4. Envoyer un seul dossier à un seul établissement d’hébergement pour personnes âgées
Limiter sa demande à un seul EHPAD[1] réduit fortement les chances d’obtenir une place rapidement.
Comment multiplier les chances d’obtenir une place ?
Le dossier officiel peut être envoyé à plusieurs établissements en même temps. Cela augmente vos chances d’obtenir une réponse favorable, surtout si certains établissements sont très demandés.
Pas besoin de remplir un nouveau dossier à chaque fois. Une copie du dossier initial suffit, avec quelques ajustements si besoin.
La démarche pour transmettre le dossier à plusieurs EHPAD[1]
Plusieurs options s’offrent à vous :
- passer par la plateforme Via Trajectoire pour cibler plusieurs établissements ;
- envoyer le dossier en version papier ou par mail aux EHPAD[1] choisis ;
- ou faire appel aux conseillers Annuaire Retraite, qui peuvent s’occuper des envois et du suivi.
Attention toutefois à ne pas contacter trop d’établissements à la fois, au risque de ne plus pouvoir suivre les réponses.
5. Ne pas assurer le suivi après l’envoi de la demande de placement
Un dossier d’admission en EHPAD[1], même bien rempli, ne garantit pas une réponse rapide si personne ne suit son traitement. Une fois envoyé, le dossier peut rester en attente, incomplet, ou même égaré sans que vous en soyez informé·e.
Combien de temps pour avoir une réponse ?
Les délais peuvent varier d’un établissement à l’autre. En moyenne, il faut compter de 2 à 8 semaines.
Certains EHPAD[1] répondent rapidement, d’autres ne donnent pas de nouvelles avant qu’une place ne se libère. Il est donc important de rester actif·ve après l’envoi.
Pourquoi relancer les établissements ?
Relancer permet de vérifier que le dossier a bien été reçu et de montrer votre motivation. Un simple appel ou un e-mail courtois suffit.
C’est aussi un bon moyen d’obtenir des informations utiles :
- connaître votre position sur la liste d’attente ;
- savoir s’il manque des pièces au dossier ;
- demander un délai estimatif de réponse.
Ces échanges permettent d’anticiper, de mieux vous organiser… et d’éviter l’attente dans le flou.
Si vous n’avez pas le temps de gérer ces relances, ou si vous ne savez pas trop comment vous y prendre, sachez que les conseillers Annuaire Retraite peuvent s’en charger pour vous. Ils assurent le suivi des dossiers envoyés, relancent les établissements de manière ciblée et vous tiennent informé·e de chaque retour.
LIRE AUSSI : Comment entrer en maison de retraite en 7 Étapes ?
Un dossier d’admission en EHPAD[1] bien préparé permet de gagner du temps et d’augmenter vos chances d’obtenir une place. En évitant ces cinq erreurs simples, vous facilitez le travail des établissements… et le vôtre. Besoin d’aide pour vos démarches ? Les conseillers Annuaire Retraite sont là pour vous accompagner à chaque étape.
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