Guide pratique pour entrer en EHPAD : toutes les réponses sur l’âge, le dossier, les délais, les aides et les conditions

Votre parent commence à perdre en autonomie. Chaque geste du quotidien devient plus difficile, et la question se pose : faudra-t-il bientôt envisager une entrée en EHPAD ? Vous souhaitez anticiper, comprendre les démarches et éviter d’être pris de court au moment venu. Ce guide pratique a pour but de vous éclairer. Vous y trouverez toutes les réponses concrètes : à quel âge peut-on entrer en EHPAD, quel GIR^[1] est requis, quels documents et aides financières prévoir, et quels sont les délais d’attente selon les régions. Autant d’informations précieuses pour préparer sereinement cette étape et accompagner au mieux votre proche.

Quelles sont les conditions d’entrée en EHPAD pour les personnes âgées ? 

L’admission en EHPAD est soumise à certaines conditions. La majorité des établissements accueillent principalement des personnes âgées dépendantes ou semi-dépendantes.

Quel est l’âge minimum pour que votre parent puisse entrer en EHPAD ?

La plupart des EHPAD accueillent des personnes à partir de 60 ans. Cependant, une dérogation peut être accordée pour des patients plus jeunes présentant une perte d’autonomie importante ou une pathologie nécessitant une prise en charge médicale spécialisée.

Quelles sont les conditions de perte d’autonomie et le rôle du GIR^[1] dans l’entrée en EHPAD ?

L’entrée en EHPAD ne dépend pas seulement de l’âge mais surtout du niveau de perte d’autonomie et des besoins médicaux. Elle devient nécessaire quand la personne âgée : 

• ne parvient plus à accomplir seule les actes essentiels du quotidien tels que se laver, s’habiller ou encore préparer ses repas ; 
• présente des signaux d’alerte tels que des chutes répétées, des oublis fréquents, une désorientation, un isolement ou une hygiène négligée.

Le niveau de dépendance du senior (le GIR^[1]) est évalué à l’aide de la grille AGGIR. Les EHPAD accueillent principalement les personnes classées en GIR^[1][4][3] 1 à 4, nécessitant une aide régulière, tandis que les GIR^[1] 5 et 6 ne sont pas prioritaires. 

Pour postuler, un dossier médical détaillé, validé par le médecin traitant et parfois par le conseil départemental, est indispensable. 

Quels documents et quel dossier faut-il remplir pour entrer en EHPAD ? 

Un dossier d’admission complet est indispensable pour accélérer l’admission en EHPAD et éviter les allers-retours administratifs.

Comment obtenir et transmettre votre dossier d’admission ?

Depuis 2012, tous les établissements utilisent un dossier national unique de demande d’admission en EHPAD. Ce formulaire, valable aussi pour les petites unités de vie, l’accueil temporaire ou l’accueil de jour, comporte deux volets :

• un volet administratif, rempli par la personne âgée ou un proche, qui précise l’état civil, les motivations de la demande, la date d’entrée souhaitée, les aides financières envisagées et les coordonnées de la personne à contacter ;
• un volet médical, complété sous pli confidentiel par le médecin traitant et transmis au médecin coordonnateur^[5] de l’établissement.

La demande peut se faire de deux façons :

• en ligne via ViaTrajectoire, un service national permettant de remplir une seule fois le dossier, de l’envoyer simultanément à plusieurs établissements et de suivre l’avancement en temps réel ;
• par courrier, en téléchargeant le formulaire Cerfa n°14732*03, puis en l’envoyant à l’EHPAD choisi, avec le volet médical sous pli confidentiel. En cas de demande auprès de plusieurs établissements, des photocopies peuvent être transmises.

Pour sécuriser la démarche, il est recommandé d’envoyer le dossier par lettre recommandée avec accusé de réception.

Quels documents devez-vous joindre au dossier d’admission ?

Pour que la demande soit étudiée, plusieurs pièces justificatives sont nécessaires :

• une pièce d’identité et un justificatif de domicile ;
• la carte Vitale et l’attestation de mutuelle ;
• les avis d’imposition et relevés bancaires pour évaluer les ressources ;
• un dossier médical complet établi par le médecin traitant (ordonnances, compte rendu médical, bilan de santé) ;
• notification de l’APA lorsque le futur résident en est déjà bénéficiaire ; 
• copie de la décision du juge si le senior est sous protection juridique.

Pour une admission rapide en EHPAD, il est conseillé de préparer le dossier plusieurs mois à l’avance et de l’adresser à plusieurs établissements en parallèle.

Faut-il rédiger une lettre de motivation pour une demande d’hébergement en maison de retraite ? 

Bien qu’elle ne soit pas toujours obligatoire, la lettre de motivation peut renforcer une demande d’admission en EHPAD. Elle permet de personnaliser le dossier et de montrer que le choix de l’établissement est réfléchi. 

Les critères de sélection tiennent compte de l’état de santé et du degré de dépendance de la personne, mais aussi de sa situation familiale, de sa capacité financière et de l’adéquation entre son projet de vie et celui de l’établissement.

Une lettre bien rédigée doit contenir :

• la présentation de la personne âgée ; 
• les raisons de la demande d’admission ;
• les attentes en termes de confort, d’activités et d’accompagnement médical ;
• les éventuelles contraintes particulières (alimentation, suivi médical, besoins psychologiques).

Quelles sont les aides financières disponibles pour réduire le coût de l’EHPAD ?

L’entrée en EHPAD représente un coût important, mais plusieurs aides sont disponibles pour vous aider à payer la maison de retraite si vous n’en avez pas forcément les moyens.

APA (Allocation personnalisée d’autonomie)

L’APA est l’aide principale pour financer la dépendance en EHPAD. Elle est accessible dès 60 ans aux personnes classées en GIR^[1] 1 à 4, sans condition de ressources. 

Le montant varie selon le niveau de dépendance de 797,96 € en GIR^[1] 4 à 2 045,56 € en GIR^[1] 1. Elle couvre les prestations liées aux actes du quotidien (toilette, repas, déplacements). La demande se fait auprès du conseil départemental après évaluation par une équipe médico-sociale.

L’ASH (Aide sociale à l’hébergement)

L’ASH s’adresse aux personnes de plus de 65 ans (ou 60 ans si inapte au travail) qui n’ont pas les moyens de payer leur séjour. 

Elle peut financer tout ou partie de l’hébergement, en tenant compte des revenus de la personne, de son époux ou concubin et de la contribution de ses obligés alimentaires. 

L’aide est accordée uniquement dans les EHPAD habilités à l’aide sociale. La demande se dépose en mairie ou au CCAS^[6] avec un dossier complet. Attention, cette aide peut faire l’objet d’une récupération partielle ou totale sur la succession du bénéficiaire décédé.

Les aides au logement 

Deux aides au logement sont possibles :

• l’APL : réservée aux résidents d’EHPAD conventionnés, son montant dépend des ressources et de la zone géographique ;
• l’ALS : concerne les EHPAD non conventionnés mais répondant à des normes minimales de surface des chambres et de confort.

Dans les deux cas, la demande s’effectue auprès de la CAF et peut alléger significativement les frais d’hébergement.

Les avantages fiscaux pour les frais en EHPAD

Les résidents imposables peuvent bénéficier d’une réduction d’impôt^[7] correspondant à 25 % des frais de dépendance et d’hébergement, dans la limite de 10 000 € par an (soit une réduction maximale de 2 500 €). 

Pour bénéficier de ce crédit d’impôt^[7], il faut simplement déclarer les dépenses engagées lors de la déclaration de revenus. Ces montants doivent être inscrits dans les cases 7CD/7CE du formulaire 2042RICI.

Quels sont les délais d’attente pour entrer en EHPAD selon les régions ? 

L’admission en EHPAD nécessite souvent de la patience : avec un taux d’occupation moyen de 98 %, il faut compter en moyenne 6 mois à 1 an pour obtenir une place. Ce délai varie toutefois selon plusieurs critères, notamment : 

• la localisation géographique : dans les grandes villes et les régions attractives comme l’Île-de-France ou la PACA, l’attente peut atteindre 12 mois. À l’inverse, certaines zones rurales ou la Bretagne offrent des délais plus courts entre 2 à 5 mois ; 
• le type d’établissement : les EHPAD spécialisés, avec des unités Alzheimer ou de soins palliatifs^[8], affichent souvent des listes d’attente plus longues en raison de la forte demande.

Ces écarts s’expliquent par la densité de population, l’attractivité des territoires pour les retraités et la répartition inégale de l’offre d’hébergement. Pour limiter l’attente, il est recommandé de déposer une demande dans plusieurs établissements en parallèle, idéalement 6 à 12 mois avant l’entrée envisagée.

Tableau récapitulatif : l’entrée en EHPAD en un coup d’œil

En conclusion, l’entrée en EHPAD nécessite des étapes claires et des outils efficaces pour accélérer le processus et trouver une maison de retraite adaptée. Le maître-mot reste « l’anticipation », aussi bien dans votre recherche que dans la constitution de votre dossier. Une bonne organisation permet d’éviter le stress et d’assurer une transition sereine vers ce nouvel environnement. Si vous rencontrez des difficultés, n’hésitez pas à contacter les conseillers d’Annuaire Retraite, ils pourront vous accompagner tout au long de votre parcours d’admission.