Votre proche ne peut plus vivre seul à domicile et vous envisagez une entrée en maison de retraite. Mais par où commencer ? Faut-il contacter chaque établissement, prendre rendez-vous avec le médecin ou réunir les justificatifs d’abord ? Nous vous guidons pas à pas pour préparer les documents, transmettre la demande d’entrée en EHPAD et suivre les réponses jusqu’à la proposition d’une place.
1 – Remplir le dossier unique d’admission en EHPAD
Pour une entrée en EHPAD, il existe un dossier national unique, disponible en ligne ou sur le formulaire papier Cerfa n° 14732*03. Il comporte deux parties : un volet administratif et un volet médical.
Compléter le volet administratif
La personne âgée peut remplir cette partie avec l’aide d’un proche ou d’un professionnel qui l’accompagne. Elle indique notamment :
- son identité ;
- ses coordonnées ;
- sa situation familiale ;
- son lieu de vie actuel ;
- la personne à contacter au sujet de la demande ;
- si elle bénéficie d’une protection juridique.
Précisez aussi le type d’hébergement souhaité, la date d’entrée envisagée et les informations utiles à l’établissement. Avant de passer à la suite, vérifiez que le volet est signé par la personne âgée ou son représentant légal.
Faire renseigner le volet médical
Prenez rendez-vous avec le médecin traitant de votre proche, ou avec un autre médecin. C’est lui qui remplit, date et signe cette partie. Il y précise l’état de santé de la personne âgée, son autonomie, ses traitements et l’aide dont elle a besoin au quotidien.
Si vous utilisez le dossier papier, le volet médical doit être transmis sous pli confidentiel, à l’attention du médecin coordonnateur de l’EHPAD. Pour une demande en ligne, prévenez le médecin de votre démarche afin qu’il puisse compléter cette partie dans ViaTrajectoire.
| Bon à savoir Vous remplissez le dossier une seule fois, puis vous pouvez l’adresser à plusieurs établissements. Chaque EHPAD étudiera la demande de son côté. |
2 – Préparer les documents à fournir pour le dossier EHPAD
Une fois les deux volets remplis, réunissez les justificatifs. Vous pourrez ainsi transmettre un dossier complet dès que vous aurez choisi les établissements à contacter.
Quelles pièces joindre au dossier EHPAD ?
Le formulaire national prévoit :
- des copies de la pièce d’identité et du livret de famille ;
- des attestations de couverture maladie et de mutuelle ;
- des justificatifs de retraite ;
- le dernier avis d’imposition ou de non-imposition.
Selon la situation, il peut aussi falloir joindre un titre de séjour, une décision de protection juridique ou une notification relative à une aide. D’autres documents pourront être demandés par l’EHPAD si la demande est acceptée. Prenez donc le temps de vérifier ses consignes.
Comment éviter un dossier incomplet ?
Avant l’envoi, faites une dernière vérification :
- les coordonnées sont exactes et les rubriques utiles sont remplies ;
- le volet administratif est signé et le médecin a complété le volet médical ;
- les justificatifs demandés sont joints sous forme de copies ;
- vous avez gardé une copie du dossier.
Une pièce vous manque ? Contactez l’établissement pour savoir si vous pouvez la transmettre un peu plus tard.
3 – Transmettre la demande d’admission aux établissements
Votre dossier d’admission en maison de retraite est prêt : vous pouvez maintenant l’envoyer aux EHPAD sélectionnés. Cela ne garantit pas une place immédiate. Dans certains départements où l’attente est plus longue, votre proche peut être inscrit sur une liste d’attente.
Peut-on déposer une demande dans plusieurs EHPAD ?
Vous pouvez faire plusieurs demandes d’admission en EHPAD en même temps. Choisissez quelques établissements qui conviennent à votre proche, en tenant compte de leur emplacement, de ses besoins et des tarifs. Vous pouvez les appeler pour connaître leurs modalités de dépôt et savoir s’ils ont des places disponibles.
Pensez bien à noter le nom des EHPAD contactés et la date d’envoi de chaque demande. Ces repères vous seront utiles pour la suite.
Peut-on faire la demande en ligne ?
Oui. Dans la quasi-totalité des départements, ViaTrajectoire permet de remplir le dossier une seule fois, de l’envoyer à plusieurs EHPAD et de suivre les réponses en ligne.
Vous préférez le papier ? Vous pouvez envoyer des copies du formulaire aux établissements choisis. Placez le volet médical sous pli confidentiel et vérifiez auprès de chaque EHPAD comment lui transmettre le dossier.
4 – Suivre la demande jusqu’à la réponse
Après l’envoi, vérifiez que les établissements ont reçu votre dossier. Gardez aussi un œil sur vos messages et restez joignable : un EHPAD peut avoir besoin d’un renseignement ou d’un document supplémentaire.
Si l’état de santé de votre proche ou la date d’entrée souhaitée change, pensez à mettre à jour les informations transmises. Sur ViaTrajectoire, vous pouvez consulter l’avancement de chaque demande. Si vous avez envoyé un dossier papier, conservez une trace de vos appels et de vos échanges.
Que faire si un établissement ne répond pas ?
Commencez par demander si le dossier a bien été reçu et s’il est complet. Vous pouvez ensuite vous renseigner sur la suite donnée à la demande et vérifier qu’elle est toujours en cours.
Il n’y a pas de délai d’attente identique dans tous les EHPAD. En attendant une réponse, gardez vos demandes auprès des autres établissements. Une relance est aussi l’occasion de signaler que la situation de votre proche est devenue plus urgente.
Que se passe-t-il lorsqu’un EHPAD propose une place ?
Demandez quelle date d’entrée est envisagée et vérifiez le tarif ainsi que les conditions d’accueil. Parlez-en avec votre proche pour vous assurer que la proposition lui convient, puis donnez votre réponse à l’établissement.
La proposition de place est une étape importante. L’admission est prononcée par la direction, après l’avis du médecin coordonnateur et la vérification que l’EHPAD peut accompagner la personne dans de bonnes conditions. L’établissement vous indiquera ensuite comment préparer son arrivée.
Les 4 étapes à retenir pour déposer une demande en maison de retraite
Si vous vous demandez encore comment faire une demande en EHPAD, retenez ces quatre étapes.
| Étape | Ce qu’il faut faire |
| Remplir le dossier | Compléter le volet administratif et faire renseigner le volet médical par un médecin |
| Préparer les pièces | Réunir les justificatifs demandés et garder une copie du dossier |
| Transmettre la demande | Envoyer le dossier à plusieurs EHPAD adaptés à la situation de votre proche |
| Suivre les réponses | Vérifier la réception, actualiser le dossier si besoin et répondre aux propositions |
FAQ
Quels documents faut-il fournir pour une demande d’admission en EHPAD ?
Vous devez joindre au dossier les justificatifs indiqués sur le formulaire : pièce d’identité, carte d’assuré social, justificatif de retraite et de ressources. Les pièces à fournir dépendent aussi de la situation de votre proche.
Qui doit remplir le dossier médical d’un EHPAD ?
Le médecin traitant ou un autre médecin doit le remplir, le dater et le signer. Si vous envoyez un dossier papier, ce volet est transmis sous pli confidentiel au médecin coordonnateur de l’EHPAD.
Peut-on envoyer une demande à plusieurs maisons de retraite ?
Oui. Vous pouvez adresser le même dossier à plusieurs EHPAD, en ligne avec ViaTrajectoire ou en envoyant des copies du formulaire papier.
Combien de temps faut-il pour obtenir une place en EHPAD ?
Le délai varie selon les établissements, les places disponibles et les besoins de la personne âgée. Si vous n’avez pas de nouvelles, contactez les EHPAD pour savoir où en est votre demande.
Que faire si aucune maison de retraite n’accepte mon proche ?
Demandez aux établissements si le dossier est complet et pourquoi ils ne peuvent pas proposer de place pour le moment. Élargissez si possible vos demandes à d’autres EHPAD adaptés à ses besoins. Si la situation devient urgente, signalez-le aux établissements et aux professionnels qui accompagnent votre proche.
Comment suivre une demande d’admission en EHPAD ?
Demandez aux établissements pourquoi ils ne peuvent pas proposer de place pour le moment. Si possible, élargissez vos demandes à d’autres EHPAD adaptés aux besoins de votre proche. Si sa situation devient urgente, informez-en les établissements et les professionnels qui l’accompagnent.
Source :
- Service Public – Demande d’admission en EHPAD.
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