Derrière les portes d’un EHPAD, des dizaines de métiers s’organisent chaque jour pour accompagner des personnes âgées dépendantes. Mais le fonctionnement du personnel en EHPAD reste souvent difficile à appréhender, pour les familles qui font face à cette transition. Qui intervient auprès de votre proche ? À quel moment de la journée ? Et avec quelles responsabilités ? Comment des équipes aussi diverses (soignants, rééducateurs, animateurs…) parviennent-elles à assurer une continuité 24 h/24 ? Cet article vous donne une vision de l’organisation interne : les métiers en présence, leurs rôles respectifs et les mécanismes qui garantissent la qualité de prise en charge au quotidien.
Quel est le fonctionnement du personnel en EHPAD au quotidien ?
Un EHPAD n’est pas libre dans la composition de son équipe. La réglementation impose une équipe pluridisciplinaire à vocation médicale, paramédicale et psychosociale.
| Domaine | Description | Rôle dans la prise en charge | Acteurs impliqués |
| Équipe de soins | Surveillance et soins quotidiens | Sécurité physique et continuité médicale | IDE, aides-soignantes, ASH |
| Soins infirmiers | Gestion des traitements, pansements, injections | Suivi thérapeutique et prévention | Infirmières diplômées d’État |
| Aides au quotidien | Toilette, habillage, repas, mobilité | Maintien de la dignité et de l’autonomie | Aides-soignantes, AMP[1], AES |
| Encadrement médical | Coordination des soins, évaluation gériatrique | Cohérence du projet de soin | Médecin coordonnateur, médecin traitant |
| Coordination des équipes | Transmissions, réunions, outils de suivi | Continuité et traçabilité de l’accompagnement | Cadre de santé, IDEC, direction |
Un établissement organisé autour du projet de soin
Un EHPAD accueille des personnes âgées en situation de dépendance partielle ou totale :
- perte d’autonomie liée au grand âge ;
- maladie d’Alzheimer ou troubles apparentés ;
- pathologies chroniques comme le diabète, l’insuffisance cardiaque ou les séquelles d’AVC[3].
Certains établissements disposent d’unités spécialisées (unités protégées ou Pôles d’activités et de soins adaptés) pour les résidents présentant des troubles du comportement sévères.
Face à cette diversité de profils, toute l’organisation tourne autour d’objectifs communs :
- assurer la sécurité de chaque résident ;
- maintenir sa qualité de vie ;
- garantir la continuité de l’accompagnement.
Cela suppose une coordination sans faille entre des professionnels aux compétences très différentes, qui interviennent à des moments distincts de la journée et de la nuit. Ceux-ci partagent une même feuille de route : le projet de soin de l’établissement, élaboré sous la responsabilité du médecin coordonnateur.
Les horaires et roulements : assurer une présence 24 h/24
Un EHPAD fonctionne sans interruption, 365 jours par an. Le personnel soignant travaille en roulements, organisés autour de deux grands postes :
- le poste de jour (généralement 6 h 30– 14 h 30 ou 7h–19h selon les établissements) ;
- le poste de nuit (21h–7h).
| La présence d’une infirmière de nuit (ou, à défaut, d’une aide-soignante avec astreinte infirmière) est un critère réglementaire qui doit être rendu public par chaque EHPAD depuis janvier 2023. |
Les moments charnières sont les transmissions entre équipes, deux fois par jour au minimum. C’est lors de ces passations que les soignants échangent les informations essentielles sur l’état de chaque résident (changement de comportement, refus alimentaire, chute, douleur signalée…). Ces transmissions orales sont complétées par des transmissions écrites consignées dans le dossier de soin informatisé.
Pour les familles, comprendre ce rythme permet de mieux situer les bons moments pour appeler ou rendre visite sans perturber les soins.
La coordination interne
Des réunions d’équipe régulières permettent d’échanger sur les situations individuelles, d’adapter les prises en charge et de favoriser la continuité du suivi, surtout lors des changements d’équipe. Ces réunions pluridisciplinaires réunissent médecin coordonnateur, infirmières, aides-soignantes, psychologue et parfois kinésithérapeute[4]. Les décisions d’ajustement s’y prennent collégialement.
- Le dossier de soin informatisé (type Titan, Netsoins ou Osiris selon l’établissement) centralise les observations de chaque professionnel.
- Le Dossier Médical Partagé (DMP) permet quant à lui un accès sécurisé aux antécédents médicaux par les professionnels autorisés.
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Quelles équipes composent un EHPAD et quels sont leurs rôles ?
Derrière chaque soin, une direction et des équipes pluridisciplinaires organisent, coordonnent et font vivre l’établissement au quotidien.
Le personnel soignant
Le cœur de l’équipe soignante est formé par les aides-soignantes (AS), les infirmières diplômées d’État (IDE) et le médecin coordonnateur.
Les aides-soignantes sont les professionnelles les plus présentes au quotidien :
- toilette ;
- habillage ;
- aide aux repas ;
- mobilisation ;
- surveillance.
Les IDE assurent la distribution et la traçabilité des médicaments, les pansements, les injections et la gestion des situations urgentes.
Le médecin coordonnateur organise l’évaluation gériatrique de chaque résident dès son accueil, évalue les risques individuels et met en place un plan d’accompagnement personnalisé. Au quotidien, il coordonne l’équipe pluridisciplinaire composée de professionnels de santé libéraux et salariés.
Le médecin coordonnateur n’est pas le médecin traitant du résident. Chaque résident conserve son propre médecin de ville, qui continue d’assurer le suivi clinique. Toutefois, il peut assurer ce rôle dans certaines situations encadrées. La présence médicale permanente n’est pas non plus une obligation réglementaire.
Les professionnels de rééducation et du soutien psychologique
Plusieurs spécialistes interviennent pour maintenir ou restaurer les capacités des résidents. Le kinésithérapeute assure la rééducation motrice, prévient les rétractions musculaires et accompagne la récupération après une chute ou une hospitalisation.
L’ergothérapeute évalue les capacités fonctionnelles du résident et adapte l’environnement (installation au fauteuil, aides techniques, accessibilité de la chambre) pour préserver l’autonomie le plus longtemps possible. Certains établissements font également appel à un psychomotricien.
Le psychologue soutient en cas de dépression[5], de deuil, de troubles du comportement ou de difficultés d’adaptation à l’entrée en établissement. Il accompagne les résidents, mais aussi leurs familles.
Les équipes d’animation, de restauration et d’entretien
L’animateur socioculturel est chargé de mettre en place des activités individuelles ou collectives pour stimuler l’interaction sociale, la mémoire et la motricité. Ateliers créatifs, sorties, jardinage thérapeutique, jeux de mémoire, interventions musicales… la richesse du programme d’animation est un indicateur de la vitalité d’un établissement.
Les équipes de restauration (cuisiniers, diététicienne…) adaptent les textures et les régimes aux pathologies (diabète, dysphagie, dénutrition[6]). Les agents de service hospitalier (ASH) assurent l’entretien des locaux et participent parfois aux temps de repas. Les lingères gèrent l’entretien du linge des résidents.
Comment le fonctionnement du personnel en EHPAD garantit-il la qualité de prise en charge ?
C’est avant tout la cohérence entre les différentes équipes, la personnalisation des soins et la réactivité face aux situations à risque qui font la différence concrète pour votre proche.
Le projet personnalisé d’accompagnement (PPA) : un outil centré sur le résident
Le projet personnalisé représente un outil de coordination des actions de l’équipe pluridisciplinaire (médecin coordonnateur, médecin traitant, infirmière, aide-soignante, psychologue, ergothérapeute, animateur…). Il a pour objectif de garantir un accompagnement individualisé dans le respect, autant que possible, des habitudes de vie et des souhaits du résident.
Le projet personnalisé est mis en place dans les 3 à 5 mois qui suivent l’entrée, après une phase d’observation. L’attention est particulièrement portée sur le maintien de l’autonomie et sur la conservation des liens sociaux. Il est réévalué régulièrement, et doit l’être systématiquement en cas de changement de l’état de santé du résident.
Le niveau de dépendance, évalué via la grille AGGIR (GIR[10] 1 à 6), conditionne directement l’intensité et la nature de l’accompagnement. Un résident en GIR 1 nécessite une aide totale et continue, tandis qu’un résident en GIR 4 conserve une autonomie partielle que l’équipe doit préserver activement.
Le rôle du personnel dans la prévention des risques et la gestion des urgences
La prévention des risques se joue dans l’accompagnement aux gestes du quotidien, qui répond aux besoins de chaque résident :
- aide à la mobilisation pour prévenir les escarres ;
- surveillance de l’hydratation et de la nutrition ;
- stimulation progressive pour maintenir les capacités restantes plutôt que d’y suppléer systématiquement…
Les chutes représentent la première cause d’hospitalisation chez les personnes âgées en établissement. L’équipe soignante les anticipe par une évaluation régulière de l’équilibre, l’adaptation du mobilier, l’utilisation d’aides techniques et la surveillance des effets secondaires médicamenteux.
Face aux urgences (malaise, chute, détresse respiratoire…), le personnel doit suivre des protocoles précis. Chaque établissement dispose d’un Plan Bleu, procédure de gestion de crise activable en cas de canicule[11], épidémie ou événement majeur.
Quels critères évaluer pour juger de la qualité du personnel d’un EHPAD ?
En France, il n’existe pas de norme[12] légale fixant un ratio minimal d’encadrement en EHPAD. Les chiffres varient souvent selon le statut de l’établissement. Les EHPAD publics affichent en moyenne 67 équivalents temps plein (ETP) pour 100 résidents, contre 57 dans le privé commercial.
Depuis janvier 2023, cinq indicateurs sont rendus publics obligatoirement par chaque établissement, dont la présence d’une infirmière de nuit et d’un médecin coordonnateur. Ces deux données sont donc à vérifier en priorité.
Un établissement stable, où les soignants connaissent bien les résidents depuis des mois ou des années, offre une qualité d’accompagnement sensiblement supérieure. Or, le plan de contrôle national des EHPAD 2022-2024 a mis en évidence des fragilités liées aux ressources humaines : manque de personnel, difficultés de recrutement et turn-over sur l’ensemble des métiers soignants.
La formation continue, notamment sur la maladie d’Alzheimer, la bientraitance ou la gestion de la douleur, est un autre indicateur pertinent à interroger.
N’hésitez pas à observer l’ambiance pendant votre visite de l’établissement. La façon dont le personnel s’adresse aux résidents en dit souvent plus long que n’importe quel tableau de bord.
Le fonctionnement du personnel en EHPAD repose sur un équilibre subtil entre organisation rigoureuse et souplesse dans la relation humaine. Comprendre qui fait quoi permet aux familles de devenir de véritables partenaires de l’accompagnement. Et si le choix d’un établissement reste une décision difficile, savoir lire l’organisation de son équipe soignante est déjà un premier pas décisif.
FAQ
Peut-on demander à rencontrer le médecin coordonnateur avant l’entrée en EHPAD ?
Oui, c’est même recommandé. Cette rencontre permet d’évaluer si l’établissement est adapté au profil médical de votre proche. Le médecin coordonnateur peut répondre à vos questions sur l’organisation des soins, les pathologies accueillies et les unités spécialisées disponibles. N’hésitez pas à le solliciter lors de la visite de préadmission.
Que se passe-t-il si mon proche refuse les soins ou l’aide d’un membre du personnel ?
Le refus de soin est un droit reconnu à tout résident. L’équipe soignante est formée à gérer ces situations avec bienveillance. Elle cherche d’abord à comprendre la cause du refus (douleur, anxiété, méfiance) avant d’adapter son approche. En cas de refus répété, le médecin coordonnateur et le psychologue sont associés à la réflexion.
Comment signaler un problème ou un dysfonctionnement dans la prise en charge ?
Tout signalement peut être adressé en premier lieu à la direction de l’établissement ou au cadre de santé. Si la situation ne se résout pas, le Conseil de la Vie Sociale (CVS), instance représentative des résidents et des familles, est un relais officiel. En dernier recours, l’ARS (Agence Régionale de Santé) peut être saisie.
Le personnel soignant peut-il administrer des médicaments sans l’accord du médecin traitant ?
Toute prescription médicamenteuse relève du médecin traitant du résident. Les infirmières ne peuvent administrer un traitement que sur prescription écrite et signée. En cas d’urgence, un protocole d’urgence préétabli par le médecin coordonnateur peut autoriser certains actes dans l’attente de l’intervention médicale.
Y a-t-il un interlocuteur dédié aux familles pour faire remonter les informations au quotidien ?
Dans la plupart des établissements, c’est l’infirmière coordinatrice (IDEC) ou le cadre de santé qui joue ce rôle de référent. Certains EHPAD désignent également une aide-soignante référente par résident. Il est conseillé d’identifier cet interlocuteur dès l’entrée, pour faciliter la communication au quotidien.
Comment est encadré le recours à des personnels intérimaires ou remplaçants ?
Le recours à l’intérim est légal et courant, notamment pour pallier les absences. Les remplaçants doivent disposer des qualifications requises pour le poste occupé. En revanche, aucune obligation réglementaire n’impose un ratio maximal d’intérimaires. C’est pourquoi il peut être pertinent d’interroger l’établissement sur sa politique de remplacement lors de la visite.
Sources :
- Le projet personnalisé : une dynamique du parcours d’accompagnement – HAS
- Décret n° 2019-714 du 5 juillet 2019 portant réforme du métier de médecin coordonnateur en établissement d’hébergement pour personnes âgées dépendantes – Légifrance
- Bilan du plan de contrôle EHPAD 2022-2024 en Auvergne-Rhône-Alpes – ARS
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